¿Qué tan gratis es Odoo?

Por Mario Castillo 03/10/2024

Odoo es un ERP de software libre que ofrece un conjunto de aplicaciones empresariales distribuidas bajo la licencia LGPL V3 (GNU Lesser General Public License). Esta licencia permite a los usuarios utilizar, distribuir, modificar y estudiar el programa libremente, sin incurrir en perjuicios ni violaciones legales y técnicas. Pero ¿qué significa que un software sea distribuido bajo una licencia Open Source? Básicamente, y dependiendo del tipo de licencia, se refiere al nivel de permisividad que se otorga a los usuarios para utilizar, distribuir y modificar un programa informático. Como habrás notado, aunque un software sea distribuido bajo una licencia Open Source, no significa necesariamente que sea gratuito; más bien, se refiere al grado de libertad que tiene el usuario.

De manera análoga, es posible que un software libre requiera un pago por su uso, y viceversa, es decir, que no lo requiera. Odoo es un claro ejemplo de esto. En su versión Community, no es necesario realizar un pago por licencia, ya que es una opción gratuita orientada a pequeñas empresas o startups que no requieren todos los módulos avanzados de la versión Enterprise y están dispuestas a asumir la gestión técnica por su cuenta. Por otro lado, está la versión Enterprise, donde sí se requiere el pago de una licencia por usuario ya que está diseñada para empresas que necesitan funcionalidades avanzadas y soporte técnico continuo. El costo de las licencias se calcula en función del número de usuarios y módulos seleccionados, por lo que variará dependiendo de las necesidades específicas de tu negocio. Odoo ofrece diferentes planes que pueden ser contratados multianual, anualmente o mensualmente, siendo la contratación multianual y anual más económica a largo plazo.

Podríamos decir que la versión Enterprise de Odoo es como Odoo con esteroides. Por supuesto, esto implica un costo adicional. Puedes ver la comparativa entre las dos versiones en el siguiente enlace: Odoo Enterprise y Community | Comparación entre las ediciones de Odoo.

Hasta ahora hemos hablado de que Odoo se distribuye bajo una licencia de software libre, lo cual no necesariamente significa que el software sea gratuito. De hecho, como ya hemos visto, la versión Enterprise tiene un costo por licencia. Pero ¿qué otros costos debemos tener en cuenta para implementar Odoo en nuestra empresa? Aquí, te comparto 4 costos adicionales que debes tener en cuenta antes de implementar Odoo en tu negocio:

1. Costos de infraestructura: Al implementar Odoo, tendrás dos opciones principales en cuanto a la infraestructura:
2. 1. Aprovisionar infraestructura en la nube:  Aunque Odoo puede ser instalado en casi cualquier lugar, en ocasiones, dependiendo de las necesidades de tu negocio, puede ser necesario instalar Odoo en la nube. En ese caso, puedes optar por implementar Odoo en la nube, aprovechando servicios como Odoo SH, AWS, Microsoft Azure, Google Cloud, o cualquier otro proveedor de servicios en la nube. Esta opción requiere la contratación de servicios de almacenamiento, capacidad de procesamiento y seguridad. La nube es una alternativa flexible y escalable, que permite aumentar o reducir recursos de acuerdo con la demanda de tu empresa. Además, facilita el acceso remoto y la colaboración. Es una alternativa razonable para aquellas empresas que no poseen su propia infraestructura, así como para quienes necesitan mantener Odoo en línea o desean montar su página web con Odoo.
   2. Instalación local:  Quizás prefieras mantener el control total de tus datos, también es posible instalar Odoo en tu propia infraestructura local. Esta opción implica costos de hardware (servidores), mantenimiento y monitoreo constante. Esta opción es ideal para empresas que manejan información altamente sensible o que ya disponen de una infraestructura robusta. 
3. Costos de implementación y personalización:  En ocasiones, la implementación de Odoo puede ser compleja, dependiendo de los procesos y necesidades específicas del negocio. Es común que las empresas recurran a Partners para obtener asistencia. Los Partners de Odoo son expertos con un profundo conocimiento del sistema, encargándose de la configuración inicial, la personalización de los módulos y la migración de datos. Dependiendo del nivel de personalización que requiera tu empresa, los costos pueden variar considerablemente. Si necesitas adaptar Odoo a procesos específicos, como la integración con otras plataformas o el desarrollo de módulos personalizados, este costo será mayor. Por lo tanto, es recomendable evaluar bien las necesidades antes de comenzar el proyecto para evitar sobrecostos. 
4. Costos de dominio, SSL y correo electrónico:  Si optas por una instalación en línea, necesitarás adquirir un dominio para alojar el sistema. Los costos de un dominio suelen rondar entre $10 y $20 anuales, dependiendo del proveedor. Además, es importante contar con un certificado SSL para garantizar la seguridad de las conexiones. Este puede tener un costo de aproximadamente $50 a $300 anuales, aunque si utilizas ciertos proveedores de servicios en la nube como AWS, puedes optar por certificados SSL gratuitos. El correo electrónico también es un componente importante a considerar, ya que Odoo permite operaciones como el envío de cotizaciones, órdenes de compra, facturas, marketing por correo, etc. Si tu empresa no posee un correo electrónico propio y desea utilizar al máximo el potencial que ofrece Odoo, definitivamente es un factor importante a tener en cuenta.
5. Costo de soporte técnico: Una vez que Odoo esté en funcionamiento, es probable que necesites soporte técnico para resolver problemas, realizar actualizaciones y mantener el sistema en óptimas condiciones. Odoo ofrece soporte directamente a través de sus planes de Enterprise, pero es una alternativa más costosa, también puedes optar por un Partner local, cuyos costos suelen estar más alineados con las realidades de cada país. Los contratos de soporte pueden ser recurrentes y variar en función del nivel de asistencia que requiera tu negocio, desde soluciones puntuales hasta mantenimiento continuo. 

Podemos concluir que, aunque Odoo se distribuye bajo la licencia LGPLV3, no es un programa sin costo. Si bien no hay un costo por licencia para la versión Community, sí se deberán considerar otros costos como infraestructura, personalización, dominio, certificado SSL, correo electrónico y soporte técnico. La versión Enterprise ofrece más funcionalidades por un costo adicional y es una excelente alternativa para las empresas que necesiten explotar todo su potencial. Nuestra recomendación es optar por Odoo Enterprise, ya que ofrece más funcionalidades por un costo bajo por usuario. Sin embargo, si deseas realizar pruebas de Odoo o no posees el capital suficiente para pagar una licencia por usuario, Odoo Community es ideal. Además, siempre podrás realizar una actualización a la versión Enterprise si en el futuro necesitas las funcionalidades adicionales que esta ofrece.